Sept ans après « Comment l'équipe de Discourse utilise-t-elle Discourse? », Blake Erickson a publié le 4 novembre 2025 une mise à jour dont voici la traduction…
L’un des meilleurs aspects du travail chez Discourse est que nous pratiquons ce que nous prêchons : nous opérons notre compagnie de plus de cent employæs entièrement depuis notre propre plateforme. Que ce soit pour bavarder avec nos camarades, planifier des fonctionnalités ou traquer des erreurs, parcourir la documentation et même planifier nos vacances, tout ce que nous faisons est au même endroit. Je pense sincèrement que notre culture et notre succès comme compagnie 100% à distance tient à l’usage que nous faisons de notre propre outil et je veux partager comment nous utilisons Discourse pour fabriquer Discourse afin que vous puissiez mettre en œuvre une organisation similaire au sein de votre équipe.
Notre forum interne est accessible sur invitation seulement, ce qui signifie que tout ce dont nous discutons intervient dans un espace privé réservé à notre équipe. Dans cet espace, nous avons établi une poignée d’idées et de processus qui permet à notre compagnie de tourner en douceur…
Une base de connaissance par défaut
L’un des avantages déterminants d’utiliser Discourse pour notre communication interne est que cela crée une base de connaissance par défaut. Par nos conversations quotidiennes dans des sujets catégorisés et étiquetés, nous documentons naturellement chaque aspect de comment la compagnie opère. Bien que nous maintenions des runbooks officiels (nous y reviendrons plus en détail), l’essentiel de notre savoir institutionnel émerge organiquement de notre communication quotidienne. Si vous essayez de comprendre quelque chose mais ne pouvez trouver aucune documentation, c’est un indice pour créer un nouveau sujet – soit pour demander de l’aide, soit pour documenter ce que vous avez découvert.
L’élément crucial ici est que notre base de connaissance nous sert de centre de communication principal. Parce que nous le pratiquons quotidiennement, nous le maintenons à jour naturellement. Nous ajoutons des étiquettes, déplaçons les sujets dans des catégories plus pertinentes, mettons à jour l’information caduque, demandons des clarifications — nous apprenons et évoluons ensemble. Ceci est bien supérieur à ces systèmes externes de bases de connaissance qui attrapent la poussière, sont rarement visités et désespérément obsolètes.
Mon exemple préféré d’un document vivant est notre sujet sur les Enseignements du Code de Discourse. Depuis sa création, il a accumulé 76 éditions, dont la plus récente voici seulement 29 jours était faite par une nouvelle recrue.
Maintenir une base de connaissance vivante nous permet une synchronisation en tant que compagnie qu’un groupe de clavardage n’atteindra jamais. Les employæs peuvent résoudre des problèmes als-mêmes en accédant à des informations critiques, bénéficier d’une intégration transparente et contribuer à l’héritage vivant de l’équipe et de la compagnie. Sans ce savoir collectif que nous avons construit je pense vraiment que je serais moins productif et je me plairais moins dans ma position et mon travail !
La Discussion dans Discourse : pour les conversations immédiates
Discourse a sa propre fonctionnalité de clavardage[1] telle que vous pouvez la trouver dans Mattermost[2] et d’autres produits focalisés sur la tchatche, mais comme elle est intégrée au cœur de Discourse elle nous permet de préserver n’importe quelles discussions qui pourrait émerger en les transformant simplement en sujets de discussion pérennes.
Nous avons une variété de canaux de discussion : des canaux typiques comme #agora et #hors-sujet et aussi des canaux dédiés pour chacune de nos équipes. Nous avons un canal #aide pour des questions rapides et nous avons récemment ajouté une catégorie normale d’aide pour accueillir les requêtes non-urgentes dont l’intérêt futur peut s’avérer. Du côté du développement nous avons un canal #dev et un autre #code-review où nous passons des liens vers les pull requests qui sont prêtes à être examinées.
L’important est que cette fonctionnalité nous donne un espace où nous pouvons collaborer en temps réel. Si une discussion ou une décision critique intervient, nous la déplaçons vers son propre sujet pour la préserver.
De l’idée à l’action : les sujets « produit » ou « à faire »
L’un des changements importants que nous avons adopté est une distinction claire entre des sujets « à faire » et des sujet « produit ». C’était nécessaire car nous avions besoin de créer un espace de discussion et de réflexion – mais lorsqu’une décision était prise, nous devions définir un sujet concret de choses à faire pour que la fonctionnalité ou à la tâche à accomplir puisse être assignée.
Quand l’idée pour une nouvelle fonctionnalité apparaît, plutôt que de faire une liste de choses à faire pour la concrétiser, nous lui assignons un sujet « produit » dédié. L’autaire originæl y décrira la fonctionnalité et comment elle devrait marcher au mieux de sa capacité. Une fois cette proposition faite, cela donne un espace aux designers pour suggérer comment cela pourrait fonctionner. De même pour les ingéniaires qui vont implémenter la fonctionnalité. Als peuvent fournir des informations à propos de toute problématique qui pourrait affecter la performance ou toute autre difficulté liée à la programmation. L’ensemble de cette discussion raffine la fonctionnalité. Une fois qu’elle est comprise, nous pouvons créer un nouveau sujet de choses « à faire » pour la mettre en œuvre. Cela nous permet de préserver tout le contexte historique de la discussion mais de nous débarrasser du bruit pour ne livrer que des tâches concrètes qui sont nécessaires à l’accomplissement de la tâche.
Les sujets « à faire » sont uniques dans la mesure où nous utilisons des étiquettes pour qualifier le déroulement du travail – in-progress, #up-next, #maybe-later – et la priorité telles que #pri-high et #pri-urgent afin de traquer ce sur quoi nous travaillons et son importance.
Runbooks : notre mémoire institutionnelle
Chez Discourse, tout est écrit. C’est d’une importance capitale pour une compagnie entièrement à distance avec des collaborataires partout dans le monde. Pour le travail critique de notre compagnie nous utilisons des sujets « runbooks[3] ». Ces sujets comportent des instructions pas-à-pas pour accomplir une tâche spécifique. Si j’ai besoin de savoir comment faire quelque chose, par exemple déplacer un site de notre offre standard vers l’offre professionnelle, je peux lire le sujet dédié à expliquer comment faire cette chose-là. Parce que c’est documenté, je n’ai pas à déranger an collègue en clavardant ou m’inquiéter de réveiller an autre qui travaille depuis une zone horaire différente. Cette capacité de me référer ainsi aux éléments d’information clé a contribué à faire de moi un travailleur plus autonome. Si parfois un guide n’est plus à jour, il contient généralement suffisamment d’information pour me mettre sur la voie de la résolution et je peux me débrouiller pour assembler les pièces manquantes pour résoudre le puzzle. Une fois que je sais comment accomplir ma tâche, je peux revenir au guider et le modifier pour le mettre à jour pour la personne suivante.
Qui travaille aujourd’hui ?
Lorsqu’øn travaille dans une équipe à distance, al n’y a pas de parking pour indiquer d’un coup d’œil qui est au bureau ou pas. Pour savoir qui est là, nous utilisons la fonctionnalité de calendrier de Discourse. Nous avons un sujet unique coiffé d’un calendrier. Lorsque nous avons besoin de vacances, nous répondons à ce sujet en indiquant les dates dont nous avons besoin et une simple phrase pour en préciser la raison ; cela s’ajoute automatiquement au calendrier. La chose chouette qui vient avec ça est que lorsqu’øn est en vacances notre avatar reçoit un indicateur visible par toute l’équipe qui saura donc que nous sommes indisponible ces jours-là et que nous pourrions ne pas répondre.
Des règles que tout le monde lit réellement
Certains sujets sont importants pour chaque employæ et als devraient les connaître et les avoir lus. Pour cela nous utilisons l’extension Policy. Lorsqu’un sujet est indiqué comme policy il va notifié tous les membres du groupe concerné qu’als doivent le lire et l’accepter. Il montre une liste des personnes qui ont accepté la règle et comporte un formulaire en bas du sujet to indiquer que vous avec bien lu la règle et que vous l’avez comprise. Puis un an plus tard, Discourse va vous rappeler que vous devez la relire et l’accepter de nouveau.
Ces documents de directives sont pour moi en tant qu’employé un moyen trivial de me tenir au courant des politiques de l’entreprise et un moyen tout aussi trivial pour la direction de les distribuer et de savoir qu’elles ont été lues et ne sont pas perdues dans une boîte de courriel.
Les sujets hebdomadaires : pour rester connectæs
Chaque employæ crée un sujet hebdomadaire pour l’année en cours. Puis chaque semaine écrit à propos de ce sur quoi al a travaillé pendant cette semaine, ses pensées générales et, si al le désire, partage des éléments personnels sur sa vie. Ces mises à jour hebdomadaires sont un excellent moyen de suivre mes camarades. Elles me tiennent informé de leur travail et éventuellement de leur vie et de leurs intérêts. Beaucoup partagent des photographies de leurs excursions, leurs animaux familiers ou leur famille et d’autres choses du quotidien. C’est véritablement un bon moyen de rester en phase avec la vie de mes collaborataires et me rappeler qu’als sont humanz avec leurs bons jours et leurs mauvaises passes qui doivent être pris en compte lorsque nous travaillons ensemble.
Des nouvelles mensuelles
Nous avons également une lettre de nouvelles internes sous forme de sujets mensuels qui présentent les nouvæls arrivanz, nous annonce les anniversaires et les événements prochains comme un webinaire que nous proposons. Une section fournit l’actualité de la feuille de route de nos produits. Une section « au coin du feu » nous présente les différentes équipes de Discourse ; en octobre nous avons présenté l’équipe Produit. Évidemment la section favorite de tout le monde est le jeu Devine Qui Je Suis. Quelques indices décrivent la personne et chacan à notre tour nous tentons de deviner qui est la personne mystère. C’est un moyen original d’en apprendre plus sur nos camarades et lors d’une proposition erronée, la personne en question peut répondre en détaillant pourquoi ce n’est pas elle.
La transparence commerciale mesurée
Nous avons également un sujet mensuel côté commercial qui détaille les chiffres clés. En tant qu’ingénieur dans la compagnie c’est agréable d’être inclus dans les informations financières et commerciales de la société. Cela rend tangibles les conséquences de son propre travail et donne une vue mensuelle sur l’évolution de la compagnie vers nos objectifs annuels.
Notre robot interne
Notre robot conversationnel interne est devenu un outil puissant ; øn peut l’utiliser comme ChatGPT, mais sa connaissance contextuelle porte sur l’ensemble des sujets de notre forum interne et de notre base de code source. Je l’utilise souvent en complément pour chercher des sujets spécifiques dont je sais qu’ils existent mais ne peux pas me rappeler exactement comment les retrouver. L’une des requêtes que je lui ai faites était : « Est-ce qu’al y a des sujets qui parlent de ne plus utiliser le PluginStore ? J’essaie d’évaluer si je devrais utiliser le PluginStore ou simplement créer ma propre table avec les colonnes dont j’ai besoin dans une extension sur laquelle je travaille. » Le robot conversationnel de Discourse a répondu de manière satisfaisante en faisant un lien direct avec notre Guide de Développement qui décrivait exactement ce que je devrais utiliser.
Les nouvelles hebdomadaires de l’IA
À présent que nous avons plus de 100 employæs, lire l’ensemble de notre Discourse interne n’est plus toujours possible et définitivement pas requis. Pour donner un aperçu de ce qui se trame au travers de l’ensemble des équipes, nous avons un rapport généré par IA chaque semaine. Il fournit une analyse de sentiments et fait remonter les thèmes émergents. Il met aussi en lumière les sujets importants parmi toutes les différentes catégories internes comme l’administration des systèmes, le développement, le design et le commerce. Il inclut également des nouvelles issues de nos mises à jour hebdomadaires qui ne concernent pas directement le travail afin de rester attentiz aux événements de la vie – comme lorsque que quelqu’an se marie, adopte un animal ou a son visa approuvé.
Pour se rencontrer
Sujets d’introduction
Lorsqu’une nouvelle recrue rejoint l’équipe, l’une de ses première tâches consiste à écrire un sujet de présentation. C’est un bon moyen pour nous d’apprendre qui elle est, quels sont ses passe-temps certains détails à propos d’où elle vient ou ce qu’elle aime manger. Cela nous donne un espace pour répondre et accueillir cette nouvelle personne dans l’équipe, repérer nos intérêts communs et commencer d’interagir. C’est aussi une référence certaine pour des présents pour le Noël canadien[4] et nous aide à apprendre les ans des autres.
Sujets de connivence
Nous avons une section complète de sujets qui ne concernent pas le travail que nous appelons icebreakers (« pour rompre la glace »), avec des sujets tels que « À quoi ressemble votre poste de travail ? », « Quels livres lisez-vous ? », « Recommander un film », « La vie sauvage urbaine – qu’est-ce qui vit autour de vous ? » et beaucoup d’autres.
Ces types de sujets sont très amusants, offrent une saine activité annexe et surtout nous aide à faire corps pour faire du travail chez Discourse une expérience plaisante.
Aborder les incidents comme une équipe
Des incidents arrivent, mais c’est la capacité de se rassembler en tant qu’équipe pour les résoudre au plus vite qui compte le plus. Pour gérer les incidents nous avons plusieurs moyens parmi la boîte à outils à disposition chez Discourse.
Premièrement, nous avons des alertes critiques qui nous parviennent de nos services de surveillance qui sont injectés dans Discourse dès qu’elles se déclenchent. Elles permettent à chacan de savoir que quelque chose est en train de se passer. Lorsque quelqu’an s’est assuræ de la pertinence de l’alerte nous nous rassemblons dans le canal de discussion réservé aux incidents.
Durant un incident nous créons également un sujet dédié dans lequel an scribe attitré documente ce qui arrive au fur et à mesure. Discourse possède un raccourci clavier CtrlShift. pour insérer la date et l’heure courantes pour documenter l’évolution de l’incident.
Nous ouvrons également un sujet rétrospectif sur l’incident pour établir ce qui s’est passé et à partir de là générer toutes les actions qui doivent éventuellement être entreprises par la suite. Une fois l’incident clos, nous conservons une copie de la discussion en la déplaçant dans un nouveau sujet.
Une meilleure manière de travailler à distance
Discourse nous donne une structure sans retirer aucune flexibilité. Tout ce qui est important est documenté, consultable et partagé – mais cela reste humain. Ce mélange de discussion à long terme, clavardage en direct et organisation claire signifie que rien ne se perd et que chacan, quelle que soit sa zone horaire, prend place à la même table.
Discourse est un système pour la communauté ; et c’est notre système pour travailler mieux ensemble.
NdT : chat en anglais, le mot vient du Québec. ↩︎
NdT : l’original utilise le nom d’un produit équivalent mais qui n’est pas libre. ↩︎
NdT : voir la note dans l’article précédant. Dans le Système de Documentation de Divio : des guides « comment faire ». ↩︎
ou Secret Santa : une tradition selon laquelle les membres d’un groupe se voient chacan assignæ un autre membre du groupe au hasard pour lui offrir un présent. ↩︎